Die Corona-Krise hat Unternehmen fest im Griff. Immer mehr und mehr Unternehmer schicken Angestellte ins Home Office oder lagern Meetings mittels Videokonferenzen aus (zum Beispiel über Microsoft Teams). Aber wie passen Videokonferenzen und Datenschutz zusammen?
Privat kleben schon viele Menschen Ihre Laptop Kameras ab oder achten auf Bewerbungsgespräche via Skype auf bestimmte Datenschutzregelungen. Nur, wie sieht das Ganze bei internen Firmen-Videokonferenzen aus? Bergen solche Videokonferenzen für Unternehmen wirklich keine Risiken? Auf welche Punkte sollte ein Unternehmen achten, wenn Video-Calls genutzt werden?
Zwangsläufig müssen solche Video-Tools kein Sicherheitsrisiko darstellen. Es gibt bestimmte Anforderungen, die ein Video-Tool entsprechen sollte – doch welche sind das?
- Wird auf eine Software as a Service zurückgegriffen oder gibt es ein unternehmen eigenes Videochat-Tool?
- Wo wird das Video-Tool gehostet?
- Primär sollten Sie Produkte aus Deutschland oder der EU bevorzugen, da diese unmittelbar den Vorgaben der DSGVO unterliegen. Wenn es sich um einen Anbieter außerhalb Europas handelt, gilt zu klären, ob dieser DSGVO-konform arbeitet und ein angemessenes Schutzniveau bietet.
- Mit einem Software as a Service Anbieter müssen Sie grundsätzlich einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen, sowie mit Ihrem Hoster auch.
TOMs – Die Technischen und Organisatorischen Maßnahmen
Wenn Sie ein Video-Tool gewählt haben, sind unbedingt weitere Maßnahmen zu beachten – insbesondere die technischen und organisatorischen Maßnahmen.
- Kann das Tool die Daten verschlüsselt übertragen?
- Wie sieht es mit den Datenschutzeinstellungen aus? Können diese manuell angepasst werden?
- Laden Sie nur Personen zu Videokonferenzen ein, bei denen eine Freigabe vorliegt
- Werden mitschnitte und Fotos nach einem festgelegten Zeitraum gelöscht? Wenn Sie Video Calls mitschneiden, sind alle Personen, die den Mitschnitt betreffen vorher einzuweisen!
- Was befindet sich im Hintergrund Ihres Büros? Kann das Tool ggf. den Hintergrund weichzeichnen? Sind Unternehmensinformationen zu sehen, die ggf. nicht jeder sehen sollte?
- Teilen Sie in Konferenzen niemals Login Daten mit oder ähnliches.